REGULAMIN IMPREZ
GMINNEJ BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ W ORNONTOWICACH
W CZASIE OBOWIĄZYWANIA STANU EPIDEMII

 

I .  POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Niniejszy regulamin określa zasady udziału w imprezach organizowanych przez Gminną Bibliotekę Publiczną w Ornontowicach, zwanej dalej Organizatorem.
  2. Przez imprezę rozumie się spotkanie autorskie, wykład, szkolenie, lekcję biblioteczną, zajęcia warsztatowe, konkurs, zajęcia na wolnym powietrzu oraz inne działania organizowane i/lub współorganizowane przez Organizatora.
  3. Regulamin obowiązuje od dnia 26 maja 2020 r. do odwołania.
  4. Udział w imprezie oznacza akceptację przez Uczestnika postanowień niniejszego Regulaminu.
  5. W trakcie imprezy oraz w drodze do i z biblioteki odpowiedzialność za bezpieczeństwo oraz opiekę nad dziećmi do 13. roku życia ponoszą rodzice lub opiekunowie prawni, a w przypadku grup zorganizowanych – nauczyciele, wychowawcy przedszkolni lub inni opiekunowie grupy.

II.   ZGŁOSZENIE I WARUNKI UCZESTNICTWA

  1. Zgłoszenia Uczestnictwa należy dokonać w sposób podany w informacji o imprezie.
  2. Podczas telefonicznej rezerwacji udziału w imprezie, Uczestnik zobowiązany jest do podania imienia i nazwiska oraz numeru telefonu kontaktowego.
  3. Pracownik Gminnej Biblioteki Publicznej w Ornontowicach dokonujący rezerwacji, zobowiązany jest do przekazania poniższych informacji:
  • wskazania miejsca, w którym uczestnik może zapoznać się z Regulaminem imprezy oraz klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych;
  • o konieczności przyjścia na imprezę z odpowiednim wyprzedzeniem w związku z obowiązkiem podpisania przez osoby dorosłe przed wejściem na teren imprezy oświadczenia, że według swojej najlepszej wiedzy, nie jest osobą zakażoną wirusem SARS-CoV-2 oraz nie przebywa na kwarantannie lub pod nadzorem epidemiologicznym wraz z podaniem numeru telefonu, przy czym podanie numeru telefonu nie jest obowiązkowe – wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.
  1. Inne formy zgłoszeń możliwe są po ich ustaleniu z Organizatorem.
  2. Jeśli liczba uczestników imprezy jest ograniczona, o wpisie na listę uczestników decyduje kolejność zgłoszeń. Organizator zastrzega możliwość wprowadzenia innych kryteriów kwalifikujących do udziału w imprezie.
  3. Poprzez przystąpienie do udziału w imprezie uczestnicy wyrażają zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przez Organizatora.
  4. Uczestnik imprezy ma obowiązek samodzielnego wyposażenia się w materiały ochrony osobistej.
  5. Po obowiązkowym zdezynfekowaniu rąk uczestnicy nie mają obowiązku uczestnictwa w imprezie w rękawiczkach.
  6. Przed uczestnictwem na teren imprezy organizowanej przez Gminną Bibliotekę Publiczną w Ornontowicach należy obowiązkowo skorzystać z wydzielonego stanowiska do dezynfekcji rąk. Ten sam obowiązek dezynfekcji obowiązuje po uczestnictwie w imprezie.
  7. Pracownicy biblioteki oraz kontraktorzy są zobowiązani do korzystania z maseczek lub przyłbic, szczególnie w wypadku kontaktu z publicznością.
  8. Uczestnik, przy wejściu na imprezę lub wcześniej drogą online, jest zobowiązany do złożenia pisemnego oświadczenia dot. przetwarzania danych osobowych – wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu.
  9. Organizator zastrzega sobie prawo do utrwalania przebiegu imprezy w formie zapisu fotograficznego, filmowego oraz dźwiękowego w celach dokumentacyjnych, edukacyjnych i promocyjno-marketingowych.
  10. Udział w imprezie oznacza wyrażenie przez Uczestnika zgody na nieodpłatne utrwalenie swojego wizerunku w wyżej wskazanym zakresie.
  11. W przypadku organizacji imprezy plenerowej zaleca się obowiązkowe zachowanie 2-metrowej odległości pomiędzy uczestnikami.
  12. Organizator zapewnia, że wizerunek uczestników imprez nie będzie wykorzystywany przez niego w celach zarobkowych, a uczestnicy przyjmują do wiadomości, że z tytułu jego użycia nie przysługują im jakiekolwiek roszczenia, w szczególności prawo do wynagrodzenia.

III.   ZMIANY TERMINU IMPREZY

  1. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w harmonogramie imprez oraz zmiany ich terminu.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania imprezy w przypadku braku wystarczającej liczby uczestników oraz w innych przypadkach wskazanych w zawiadomieniu o odwołaniu.
  3. Informacja dotycząca odwołania imprezy oraz ewentualnym wyznaczeniu kolejnego terminu zamieszczana jest na tablicy ogłoszeń w siedzibie Organizatora, stronie internetowej biblioteki lub przesyłana na adres e-mail, jeśli taki został wskazany w Zgłoszeniu.

IV.   OPŁATY ZA IMPREZY I WARUNKI PŁATNOŚCI

  1. Udział w imprezach organizowanych przez Organizatora jest bezpłatny. Dopuszcza się odpłatność związaną z pokryciem kosztów materiałów lub posiłków.
  2. Biblioteka nie odpowiada za opłaty dotyczące uczestnictwa w imprezach organizowanych w pomieszczeniach Organizatora przez podmioty trzecie.

V.   OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH I WIZERUNKU UCZESTNIKA IMPREZY

  1. Zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (Ue) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanym dalej RODO), Gminna Biblioteka Publiczna w Ornontowicach, ul. Klasztorna 1 informuje, że:
  2. Administratorem podanych danych osobowych jest Gminna Biblioteka Publiczna w Ornontowicach z siedzibą: ul. Klasztorna 1 , 43-178 Ornontowice, reprezentowana przez Dyrektora, dane kontaktowe: tel. (32) 336-13-90, e-mail: biborn@interia.pl.
  3. W sprawach ochrony danych osobowych informacji udziela Inspektor Ochrony Danych, email: iod@gbp.ornontowice.pl.
  4. Dane osobowe tj. imię i nazwisko, numer telefonu będą przetwarzane przez Organizatora wyłącznie w celach promocyjnych oraz komunikacji pomiędzy Organizatorem a Uczestnikiem. Dane w postaci wizerunku przetwarzane będą w celach dokumentacyjnych, edukacyjnych i promocyjnych, będą rozpowszechniane bez ograniczeń terytorialnych i czasowych, w szczególności poprzez zamieszczanie fotografii, filmów i nagrań dźwiękowych: w serwisach internetowych prowadzonych przez Organizatora, w innych elektronicznych środkach przekazu zarządzanych lub wykorzystywanych w dowolnym zakresie przez Organizatora oraz w publikacjach Organizatora.
  5. Podanie danych osobowych nie jest obowiązkowe, jednakże jest niezbędne do zrealizowania celów wskazanych powyżej.
  6. Przed imprezą osoby upoważnione przez Organizatora (Administratora danych osobowych) zbierają i zabezpieczają oświadczenia podpisane przez uczestników imprezy w taki sposób, aby wyeliminować dostęp do nich osobom nieuprawnionym, ich uszkodzenie, zniszczenie lub kradzież.
  7. Po zakończeniu imprezy podpisane przez uczestników oświadczenie są przekazywane Dyrektorowi Gminnej Biblioteki Publicznej w Ornontowicach i zabezpieczone zgodnie z obowiązującymi w instytucji kultury zasadami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
  8. Na podstawie podpisanych oświadczeń sporządzana jest lista uczestników imprezy, która może zostać udostępniona podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa, w tym: Powiatowej Inspekcja Sanitarna, Głównemu Inspektorowi Sanitarnemu, w celu ułatwienia kontaktu z uczestnikiem po zakończeniu imprezy w sytuacji, gdy służby sanitarne ustalą, że osoba zakażona brała udział w danym wydarzeniu i będą prowadziły dochodzenie epidemiologiczne.
  9. Okres przetwarzania dokumentów z danymi osobowymi, o których mowa w pkt. 4 i 6 wynosi 2 tygodnie od daty podpisania oświadczeń. Po tym okresie podpisane oświadczenia oraz lista uczestników imprezy podlegają komisyjnemu zniszczeniu, z którego sporządzany jest protokół.
  10. Dane mogą być udostępniane podmiotom upoważnionym na mocy przepisów prawa oraz innym podmiotom w celach wydawniczych lub publikacji w serwisach osób trzecich, z zastrzeżeniem, że przedmiotowe fotografie i filmy w publikacjach osób trzecich mogą jedynie ilustrować informacje o działalności prowadzonej przez Organizatora, a ich wykorzystywanie w innym kontekście nie jest dozwolone.
  11. Dane nie będą transferowane do państw trzecich oraz organizacji międzynarodowych, nie będą również podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
  12. Dane będą przetwarzane przez okres świadczenia usługi przez bibliotekę, tj.: w zakresie realizacji zawartej umowy, a po jej zakończeniu przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy prawa lub dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.
  13. Uczestnikowi przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych (w zakresie określonym w art. 15-18 oraz art. 20-21 RODO).
  14. W przypadkach, w których przetwarzanie odbywa się na podstawie wyrażonej zgody, Uczestnikowi przysługuje prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
  15. W sprawach spornych lub w przypadku uznania, iż przetwarzanie przez Bibliotekę danych osobowych narusza przepisy RODO, Uczestnikowi przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.
  16. Organizator ma obowiązek udostępnić listę uczestników i pracowników odpowiednim pracownikom Powiatowej Stacji Sanitarno-Epoidemiologicznej.

VI.   ODPOWIEDZIALNOŚĆ

  1. Rejestrowanie dźwięku, fotografowanie i filmowanie imprez przez Uczestnika oraz rozpowszechniania materiałów dydaktycznych jest możliwe tylko za zgodą Organizatora i prowadzącego spotkanie.
  2. Organizator oświadcza, że treści przekazane przez niego w trakcie imprezy mają charakter wyłącznie edukacyjny. Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za szkody powstałe u Uczestników lub osób trzecich, w związku lub na skutek wykorzystania przez uczestników informacji, wiedzy lub umiejętności zdobytych w trakcie imprezy, w sposób niezgodny z ich przeznaczeniem.
  3. W kwestiach dotyczących przebiegu imprez nieprzewidzianych niniejszym regulaminem głos rozstrzygający ma Organizator.

VII.   ZMIANY

  1. Wszelkie zmiany w niniejszym regulaminie – stałe lub tymczasowe – zostaną opublikowane na stronie www.bibliotekaornontowice.pl.

Ornontowice, 25 czerwiec 2020 r.